自分のタスク管理の世代を振り返る

過去私がどんなタスク管理をしていたとか皆様には知ったことではないと思いますが、本日遅ばせながらタスク管理アプリを導入しましたので、そこまでの軌跡をレポートしたいと思います。

第一世代

どのタイミングで最初のタスク管理が導入されたのか見てみましたが、どうやら新卒時代にポモドーロテクニックを始めた時のようです。
Evernoteにこのように記載されていました。

■データ抽出 ○○|○○○
■説明資料の作成 ○|○
□実装前と上司とすり合わせる ○○○|

正直ビビりましたが、これはほぼ昨日まで私がやっていたタスク管理と同じです。
もう7年以上経過してるんですケド…思ったより進化ないんですケド…。

まず、「■」は完了済みタスク、「□」は未完了タスクです。
私は「s」と打つと「□」に、「ss」と打つと「■」に変換できるように辞書に追加しています。

「○○|○○○」ですが、これはポモドーロの時間計測についてのメモだと思います。
おそらくですが「○」1個で30分を表していて、「|」より左が予測、右が実測だと思います。
つまり、「○○|○○○」は「1時間かかると思ったが、実際には1時間半かかった」という意味だと思います。

ポモドーロテクニックを用いたタスク管理は、集中力の確保や時間の見積もり精度向上のために導入された気がします。
1年程度でやらなくなったので、最終的には以下のようになりました。

■データ抽出
■説明資料の作成
□実装前と上司とすり合わせる

第二世代

しばらくすると、やることが増えてきて、タスク管理しているのに混乱するようになりました。
そこで、次はタスクを次のように分割することにしました。

<今日やる>
□データ抽出

<今週やる>
□説明資料の作成

<いつかやる>
□実装前と上司とすり合わせる

この形式にした理由としては、本当に今日向き合うべきタスクについて集中したかったからです。

急ぎでないタスクはいつかやるリストに入れ、"ヤバイ"タスクを今週中のリストに突っ込んでいました。
当時、終わらなかった"ヤバイ"タスクを土日に家でやっていたので、とりあえず今週中に入れていれば何とかなっていました。

この時代は色々とバカだったので死ぬほど忙しく、しかもタスクがどんどん降ってくる状況でした。
来週やればいいやと思ってたタスクの緊急度が突然上がったり、もう木曜なのに大きな今週中タスクが発生したり…。
先を見通して細かくスケジューリングしても全く意味がないので、「今日か、今週中か、それ以外か」の3つしか必要ありませんでした。

なお、タスクリストは出社した後に「今日か、今週中か、それ以外か」の3つを見直すようにしていて、毎日タスクリストを作っていました。
(この儀式を毎日しないと、昨日言われた急ぎの仕事が今日完遂出来ない事態になります)

第三世代

そろそろEvernoteを捨てても良いのではとなりそうですが、この第三世代によって逆にEvernoteでの管理が維持されます。

前述の通り、私は第二世代の頃アホみたいに忙しかったのですが、その経験を経た結果、「タスク管理が上手にできるようになっても、物理的にこなせるタスクの総量は限界がある」という至極当然のことを学びました。

「今日やるリスト」を長時間労働で精一杯こなしても逆に長大になっていくタスクリストを前にして、これは上手く管理するとか、そういうことじゃないなと。
むしろ、これを自分が一人でやっていることがダメなんだと理解しました。

そこで、タスクを積極的に(時間が余裕のある)他人に振り、自分のタスクリストから消すことを覚えました。
ここで任せるとかマネージメントとかそういうことを学んだのですが、そこはタスク管理とは関係がないので置いときます。

また、タスク自体を消滅させることも覚えます。
具体的なタスクとして自分のところに降ってくる前に上流の部分に関与して、「タスクが少ないが価値は同等なもの」が作れないか、ということに頭を使うようになりました。
単に「それ必要?」という突き返しもしますが、否定だけだとあまり建設的ではないので、なるべくタスクが少なく価値が高く…と考えるようになりました。

このようにタスクを自分で処理しないことを覚えた結果、Evernoteで管理できない程度のタスクは自分のキャパシティーを超えている(のでどうにかしないといけない)と考えるようになりました。

現在(第四世代)

最近、次のような課題感が生まれてきました。

  • 複数の部署を見ているので、部署ごとに自分のタスクリストを分けて見たい
  • 期限設定をしたいタスクが増えたが、カレンダーに入れるとタスクリストと分離してしまう
  • タスクごとにメモしたい(タスクリストにそのままメモすると一覧性が下がる)

てことで、そろそろタスク管理アプリに手を出すか…と思って、Things3を導入しました。
https://culturedcode.com/things/
Evernoteは手軽だし、自分のやり方でやれるし、断捨離の心を持つ上もで良かったのですが、タスクが色んな領域に散ってくるとなかなか難しいです。

振り返ってみると…

つらつら書いて見たものの、タスク管理の方法自体ってそんなに仕事上でインパクトなかったなと思いましたw
そのタスクをどうやって消滅させるべきかとか、どうやったらそれを他人に任せられるか、周りから見えるようにするか、とかそういう部分で自分の仕事のクオリティが一気に変わったな、と思うのでした。